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Secretaria Administrativa Full Time

en Feijoo Energy A Coruña en A Coruña (Publicado en 25-03-2020)

Secretaria Administrativa

Perfil

· Excelentes habilidades de comunicación, vocación de servicio, orientación al cliente y proactividad:

o Comunicarse claramente, tanto de manera escrita como oral, con terceros, clientes y otros empleados.

o Contar con habilidades de servicio al cliente, ser paciente y protocolario.

o Ser capaz de crear y mantener relaciones profesionales duraderas.

o Ser capaz de trabajar independientemente y como parte de un equipo multidisciplinario.

· Organizado y capaz de manejar su tiempo efectivamente:

o Ser organizado y detallista, capaz de priorizar tareas debidamente.

o Ser capaz de manejar varias tareas al mismo tiempo y de trabajar bajo presión en un entorno dinámico y activo.

o Asegurar que los seguimientos se lleven a cabo de manera profesional y eficaz.

o Ser capaz de archivar documentos y de mantener el área de trabajo limpia y ordenada en todo momento.

· Capacidad analítica y habilidad para resolver conflictos:

o Leer e interpretar información efectivamente.

o Resolver conflictos de manera eficiente y rápida.

o Anticiparse a las necesidades y expectativas de los clientes.

· Detallista y meticuloso:

o He de asegurar que se cumplan con las especificaciones de los proyectos.

o Ser capaz de mantenerse enfocado al realizar labores repetitivas y monótonas.

· Capacidades administrativas:

o Procesar textos, utilizar hojas de cálculo y manejar bases de datos.

o Teclear de 40 a 60 palabras por minuto.

o Saber utilizar y manejar equipos de oficina (fotocopiadoras e impresoras).

o Gestiòn de agendas y viajes para el personal de la compañía

o Funciones administrativas elaboración y presentacion de modelos Hacienda, pago de impuestos, seguridad social.

· Honesto, discreto y con altos niveles de integridad:

o Ser capaz de manejar información confidencial y sensible.

· Motivado, decidido, responsable y capaz de adaptarse a diferentes situaciones.

· Inventivo e ingenioso, con conocimientos generales de procedimientos, procesos y equipos de oficina.

· Tener buena presencia.

Funciones principales

· Recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes.

· Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes tanto entrantes como salientes:

o Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.

o Coordinar los servicios de mensajería y Courier.

o Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del personal.

o Localizar y restituir las propuestas de los clientes (diseños y reportes).

· Redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos, hojas de cálculos y otros documentos administrativos:

o Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos y generar los reportes correspondientes.

o Redactar, revisar y distribuir correspondencia.

o Actualizar y mantener al día los procedimientos y guías existentes, las listas de contactos, entre otros.

· Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos:

o Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital.

o Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos.

· Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos corporativos y otras actividades afines:

o Gestionar el calendario y coordinar el trabajo con las reuniones de negocios.

o Generar el orden del día para las reuniones con el objetivo de que se lleven a cabo de manera eficiente.

o Reservar los salones de conferencia necesarios u otros locales.

o Confirmar la reserva de salones o locales y coordinar la comida, además de encargarse de la logística del evento corporativo.

o Encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos de la compañía u organización.

· Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.

Requerimientos

El nivel educativo mínimo para obtener el empleo de Secretariado o Auxiliar Administrativo es haber terminado estudios de administración y contabilidad a nivel de Formación Profesional.,

7-10 años de experiencia en el área y un dominio del paquete Office (Word, Excel y PowerPoint); además, dominio de Gallego e Inglés nivel B2.

Tipo de puesto: Jornada completa, Temporal, Indefinido

Salario: 19.000,00? a 20.000,00? /año

Experiencia:

  • Administrativo: 3 años (Requisito mínimo)

Educación:

  • FP Grado Superior (Requisito deseable)

Ubicación:

  • A Coruña, A Coruña provincia (Requisito deseable)

Fecha de incorporación:

  • En 30 días (Requisito deseable)


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