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Groups & Events Coordinator AC Hotel Barcelona Forum Full Time

en AC Hotels Barcelona en Barcelona (Publicado en 10-11-2022)

Job Number 22194779
Job Category Sales & Marketing
Location AC Hotel Barcelona Forum, Paseo Taulat 278, Barcelona, Barcelona, Spain
Schedule Full-Time
Located Remotely? N
Relocation? N
Position Type Non-Management

Project Manager o Coordinador de eventos es responsable de los eventos, desde su planificación y la coordinación de grupos en la propiedad hasta la ejecución de las actividades contratadas en el hotel; asistiendo directamente al Meeting Planner o al cliente final mientras asegura a su vez que los estándares de calidad y servicio cumplen con sus expectativas.

RESPONSABILIDADES
  • A partir de la firma de contrato de servicios, es la persona responsable del grupo, actuando como enlace entre el grupo y el hotel.
  • Coordina todos los detalles operacionales del grupo y de los eventos comunicando de modo efectivo a todos los departamentos involucrados las características y servicios requeridos para llevarlos con éxito.
  • Elabora los resúmenes de grupo así como las órdenes de servicios de Alimentos & Bebidas, distribuyéndolos antes de la llegada del grupo o de la fecha del evento.
  • Recibe el expediente de grupo del Coordinador de Venta de Grupos, revisando el contrato, el programa y los salones bloqueados si los hubiera. SIEMPRE debe realizar una llamada conjunta con su Coordinar para presentarse a los clientes como la nueva figura de contacto durante la planificación y estancia de grupo confirmando así los servicios contratados
  • Cuando se producen cambios importantes en los servicios contratados, elabora los anexos o addendums al contrato de servicios de referencia.
  • Realizar las preguntas adecuadas se para anticiparse a cualquier necesidad que tenga el grupo o el evento.
  • Debe tener conocimiento profundo de las características del hotel, habitaciones, salones, restaurantes, servicios, horas de funcionamientos, tarifas, menú de banquetes, políticas del hotel y del departamento.
  • Participa y coordina las reuniones diarias de órdenes de servicios (Alimentos & Bebidas) y de resúmenes de grupos junto con todos los departamentos involucrados en la operativa de grupos.
  • Da SIEMPRE la bienvenida al cliente (Meeting Planner o cliente final) favoreciendo una relación personal con el hotel y presenta además al Event Operatios .
  • Mantiene una imagen profesional tanto en apariencia como en conducta cuando trata con un cliente (Meeting Planner o cliente final).
  • Comunica cualquier cambio, cancelación o petición especial a los departamentos involucrados.
  • Soluciona, si surgiese, cualquier contratiempo con el grupo o evento. Realizando posteriormente el seguimiento adecuado con el cliente.
  • Hace el seguimiento con el cliente al finalizar el evento llevando a cabo una entrevista a fin de evaluar su satisfacción en cuanto al desarrollo del programa y futuras oportunidades de negocio.
  • Responsable de cerrar los expedientes con toda la información recibida. Comunica a todos los departamento del hotel los comentarios de los clientes sobre el evento o el grupo.
  • Planifica y dirige las reuniónes pre-convención (pre-con) para asegurar que se establece une relación directa entre los Jefes de Departamentos y el Meeting Planner a cargo del grupo.
  • Conoce y trabaja en asociación con aquellas empresas externas que facilitan servicios extraordinarios ajenos al Hotel (fotógrafos, floristas, decoradores, empresas de traducción, audio visuales, animadores…)
  • Durante la estancia del grupo está presente en el hotel manteniendo el contacto continuo con el cliente, apoyando la operación y asegurándose que todo se desarrolla como está planificado.
  • Realiza el seguimiento de depósitos y pagos de acuerdo a las fechas estipuladas en el contrato actualizando la factura pro-forma y enviándosela al cliente cuando sea necesario.
  • Revisa la facturación de grupos asegurándose que se ha hecho correctamente.
PERFIL PROFESIONAL

Conocimientos
  • Estudios de Turismo.
  • Nivel profesional de inglés (
  • Nivel profesional Microsoft Office.
  • Formación reglada o experiencia en gestión de eventos.
  • Conocimiento del sistema operativo Opera.
Habilidades
  • Saber motivar las políticas de empresa poniendo en valor los intereses del cliente durante la planificación.
  • Comunicar eficazmente a todos los grupos de interés del evento (Jefes Departamentales, Meeting Planner, Proveedores, etc).
  • Organizado y respetuoso con los tiempos necesarios para la planificación efectiva de eventos.
  • Capacidad para anticiparse a las necesidades de los clientes de forma empática.
  • Mantener une actitud positiva ante cualquier circunstancia adversa.
  • Mantener relaciones profesionales duraderas que sirvan de unión entre el Hotel y el cliente.
  • Trabajar en armonía bajo presión y poder coordinar multitud de tareas al mismo tiempo.
Marriott International is an equal opportunity employer. We believe in hiring a diverse workforce and sustaining an inclusive, people-first culture. We are committed to non-discrimination on any protected basis, such as disability and veteran status, or any other basis covered under applicable law.

At AC Hotels, we believe attention to detail is the greatest form of generosity we can offer. Whether it’s the artful pour of a drink or the elegant line of a chaise, AC Hotels believes that if we have time to make it, we have time to make it beautiful. Our guests recognize and appreciate the edited beauty of AC Hotels. They feel connected to us through a shared concern for details. They enjoy feeling a part of our small, discrete, global tribe. In fact, the feeling of being among like-minded people is a significant part of the AC appeal.

We’re looking for cultural innovators to join our team. If you are someone who has an inner creativity and love for art, design and culture, then we invite you to explore a career with AC Hotels.


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