Descripción

DESCRIPCIÓN DE PUESTO DE TRABAJO (DPT)

1. Identificación del Puesto

Denominación: Back Office Assistant
Departamento: Administración / Operaciones Comerciales
Empresa: Reasense Iberia
Ubicación: España
Reporta a: Dirección General o Responsable de Operaciones
Puestos relacionados: Comercial, Atención al Cliente, Logística, Finanzas, Proveedores y Distribuidores

2. Misión del Puesto

Garantizar la eficiencia y calidad de los procesos administrativos, comerciales y operativos de Reasense Iberia, proporcionando soporte al equipo comercial y asegurando la correcta gestión de pedidos, documentación, clientes y proveedores para contribuir al crecimiento y rentabilidad de la compañía.

3. Funciones y Responsabilidades

Soporte Comercial

• Dar soporte administrativo al equipo comercial.
• Gestionar altas y actualizaciones de clientes en el CRM.
• Elaborar ofertas comerciales y presupuestos.
• Realizar seguimiento administrativo de oportunidades comerciales.
• Preparar documentación para concursos, licitaciones o acuerdos comerciales.
• Coordinar la comunicación entre clientes y equipo comercial.

Gestión de Pedidos

• Registrar y procesar pedidos de clientes.
• Coordinar la preparación y expedición de pedidos con logística.
• Realizar seguimiento de entregas.
• Gestionar incidencias relativas a pedidos y transportes.
• Mantener actualizada la información de pedidos en los sistemas de gestión.

Atención al Cliente

• Atender consultas administrativas de clientes y distribuidores.
• Gestionar incidencias y reclamaciones derivadas de la actividad comercial.
• Canalizar solicitudes técnicas hacia las áreas correspondientes.
• Asegurar una respuesta ágil y profesional a clientes.

Administración y Documentación

• Mantener actualizados los archivos físicos y digitales.
• Gestionar contratos, albaranes, facturas y documentación comercial.
• Preparar informes periódicos de actividad comercial y operativa.
• Apoyar los procesos de facturación y control documental.

Compras y Relación con Proveedores

• Gestionar pedidos de compra a proveedores.
• Realizar seguimiento de plazos de suministro.
• Actualizar tarifas, catálogos y fichas de producto.
• Coordinar incidencias administrativas con fabricantes y proveedores.

Apoyo a Dirección

• Elaborar reportes e indicadores de actividad.
• Coordinar agendas, reuniones y documentación de gestión.
• Participar en proyectos de mejora de procesos internos.
• Proponer acciones para aumentar la eficiencia administrativa y operativa.

4. Tareas Principales

Diarias

• Gestión de correos electrónicos.
• Atención telefónica a clientes y distribuidores.
• Introducción y seguimiento de pedidos.
• Actualización de CRM y ERP.
• Resolución de incidencias administrativas.

Semanales

• Seguimiento de pedidos pendientes.
• Elaboración de informes de ventas y operaciones.
• Revisión de documentación comercial.
• Coordinación con logística y proveedores.

Mensuales

• Apoyo a facturación.
• Actualización de bases de datos.
• Elaboración de informes de gestión.
• Seguimiento de KPI del área.

5. Autoridad y Toma de Decisiones

Puede decidir sobre:

• Priorización de tareas administrativas.
• Seguimiento y resolución de incidencias operativas habituales.
• Coordinación interna entre departamentos para garantizar el servicio al cliente.

Debe escalar a su responsable:

• Descuentos comerciales extraordinarios.
• Conflictos relevantes con clientes o proveedores.
• Incidencias que afecten significativamente a ventas o rentabilidad.

6. Requisitos del Puesto

Formación

• Formación Profesional de Grado Superior en Administración y Finanzas, Comercio Internacional, Gestión Comercial o similar.
• Valorable formación universitaria en ADE o áreas afines.

Experiencia

• Mínimo 2 años en posiciones de administración comercial, back office o customer service.
• Valorable experiencia en sector sanitario, movilidad asistida o distribución B2B.

Conocimientos

• Microsoft 365 (especialmente Excel, Outlook y Teams).
• CRM y ERP.
• Gestión documental y administrativa.
• Inglés profesional escrito (valorable).

7. Competencias

Técnicas

• Organización administrativa.
• Gestión documental.
• Atención al cliente.
• Seguimiento de pedidos.
• Elaboración de informes.

Personales

• Orientación al cliente.
• Capacidad de organización y planificación.
• Atención al detalle.
• Proactividad.
• Capacidad de resolución de problemas.
• Trabajo en equipo.
• Comunicación efectiva.

8. Indicadores de Desempeño (KPI)

• Porcentaje de pedidos gestionados sin incidencias.
• Tiempo medio de respuesta a clientes.
• Nivel de satisfacción de clientes y distribuidores.
• Número de incidencias resueltas dentro del plazo establecido.
• Exactitud de la documentación administrativa.
• Cumplimiento de plazos de gestión de pedidos.
• Calidad y puntualidad de los reportes.

9. Condiciones del Puesto

• Jornada: Completa.
• Modalidad: Presencial o híbrida según política de la empresa.
• Disponibilidad para dar soporte a clientes y distribuidores en horario laboral.
• Uso habitual de herramientas informáticas y plataformas de gestión empresarial.

Perfil ideal para Reasense Iberia

Una persona altamente organizada, orientada al servicio y capaz de convertirse en el punto central de coordinación entre clientes, distribuidores, logística y dirección, contribuyendo a que la experiencia del cliente sea excelente y a que el equipo comercial pueda concentrarse en generar negocio.

Beneficios:

• Jornada intensiva en verano
• Opción a contrato indefinido

Experiencia:

• Puesto similar: 2 años (Deseable)

Idioma:

• Inglés (Deseable)

Ubicación del trabajo: Empleo presencial