Treballa a Plataforma Educativa
1 - 2 Años
€
No Revelado
Barcelona
AUXILIAR ADMINISTRACIÓ - RECEPCIÓ PINEDA DE MAR Per al centre ubicat a la població de Pineda de Mar La Fundació Gentis és una entitat sense ànim de lucre on treballem per la millora de l’ocupabilitat i el desenvolupament competencial, emocional i social dels col·lectius més desfavorits. A Gentis fem moure l’engranatge per aconseguir la inclusió social plena des de l’acció comunitària, la formació, el mentoratge, la mediació, el suport familiar i la intervenció psicològica i terapèutica. Com a Auxiliar d'Administració i Recepció a Gentis... Tindràs l’oportunitat de: Vetllar pel correcte funcionament de la recepció, garantint una atenció adequada com a primera imatge de l’entitat. Assegurar la seguretat i el bon ús de l’oficina, tant pel que fa a les persones treballadores com a les instal·lacions. Donar suport administratiu transversal al funcionament del centre i als diferents departaments. Col·laborar en el control de la despesa dels centres i el seguiment dels recursos materials i subministraments. Donar suport en la gestió documental i administrativa associada als punts d’actuació i a la documentació obligatòria dels centres. Participar en tasques de gestió administrativa vinculades a recursos humans i al suport comptable del departament de finances. De què t'encarregaràs? Control de despesa específica de cada centre per analitzar l’ús de cada centre: Material fungible administració, material d’higiene, fotocòpies, subministraments... Control de l’inventari que realitzen els conserges de mobiliari, material TIC i mòbils, tan de l’equip de professionals com dels usuaris i usuàries. Control de tots els documents associats a un punt d’actuació: documents de dret d’ús, certificats de solidesa, certificat accessibilitat, certificat de qualitat,... Gestió Assegurances i tràmits quan hi ha sinistres en algun lloc Gestió documental de Formació Bonificada Gestió administrativa de recursos humans: validació quilometratge, calendaris. Gestió dels documents administratius (IAE, certificat solidesa, etc.) relatius al centre nodal. Suport comptable i administratiu al departament de finances de l’entitat Vetllar pel correcte funcionament de la recepció com a primera impressió de l’Entitat: Gestió de missatgeria i balises internes Gestió i distribució del correu intern Gestió del càtering i preparació de sales Recepció, atenció i derivació d’usuaris i visites Recepció, derivació o notificació de trucades Control visual d’accessos d’entrades i sortides Registre a l’aplicatiu de les entrades i sortides de documentació oficial Garantir el control de registre d’assistència dels usuaris que visiten el centre, preparació dels formularis corresponents i arxiu documental dels mateixos Vetllar per la seguretat de l’oficina. Tant dels treballadors com de les instal.lacions: Control diari d’alarmes (posada en marxa i apagat) Verificació periòdica de claus existents, la seva assignació i el control de les còpies addicionals de seguretat Trucar als cossos de seguretat/mèdics en cas de necessitat. En cas d’averia o trencadissa trucar a l’asseguradora corresponent, fer el karaoke corresponent i fer el seguiment fins que tot quedi solucionat. Actualització i verificació del Pla Anual de Manteniment de l’espai Supervisió de l’estat diari de la neteja. Control del personal de neteja (horaris i qualitat de la feina). En cas de disconformitat comunicar-ho a: Suport administratiu a l'equip tècnic de l'oficina: Control calendari/reserves de les sales de reunions. Preparació de les mateixes Preparació de documents (Realització de còpies, enquadernacio i entrega) Recull mensual de necessitats dels espais i report a SSCC Realització d’encàrrecs i fotocòpies (dins un horari acordat prèviament i fixe) Preparació d’aules Realització de trucades per a la recerca d’usuaris Informació telefònica a possibles interessats dels programes que executem (derivació quan correspongui). Tasca transversal per a usuaris potencials de diferents serveis Gestió incidències d’espais via aplicatiu Perfil competencial Capacitat de treballar de forma autònoma Domini de les TIC (ofimàtica i eines telemàtiques) Capacitat de treballar sota pressió Comunicació Organització i planificació del propi treball Flexibilitat Quins són els requisits que has de tenir? Disposar d'un Cicle Formatiu de Grau Superior d'Administració i finances, RRHH, etc Experiència prèvia en tasques homòlogues Domini del paquet Office (Word, Excel, Power Point) Coneixements administratius (concepte de factura, albarà, mínims requisits legals, diferència entre despesa i pagament o entre ingrés i cobrament, etc..) Coneixements en gestió documental Coneixements en gestió de centraletes telefòniques Disponibilitat d'incorporació immediata T’oferim 1 vacant estable al 100% de la jornada Horari: Dilluns a divendres de 8h a 15h i una tarda (37,5 h/setmana). ️ Jornada intensiva a l’estiu (8h a 15:30h) 1 dia de treball híbrid a la setmana. Categoria: Grup Professional 3 – 20188.81 € bruts anuals Incorporació immediata Uneix-te al nostre equip i gaudeix de beneficis únics! A Fundació Gentis cuidem el nostre equip tant com cuidem les persones que atenem. Retribució flexible en: Escola bressol ️ Formació contínua Restaurants Transport públic Assegurança de salut
5 mes(s) 12 día(s) atrás